Mit Spaß am Empfang - kompetent und wirkungsvoll
- Thema
- Folien
- Agenda / Inhalt 1. Tag
- 2. Tag
- Ziele und Nutzen
- Teilnehmer
- Workshopunterlagen
- Ihre Anmeldung
Thema
Die Arbeit am Empfang ist in der heutigen Zeit eine vielfältige und verantwortungsvolle Tätigkeit. Sie bedarf neben organisatorischer und sprachlicher Kompetenz emphatischen und professionellen Umgang mit einer großen Anzahl unterschiedlicher Menschen, die den Kontakt mit einem Unternehmen aufnehmen. Gut geschultes Empfangspersonal hinterlässt bei Besuchern und Kunden einen bleibenden Eindruck und ist ein starker Multiplikator für Professionalität und Unternehmenskultur.
Dieses Seminar bietet die Möglichkeit, bereits vorhandenes Wissen zu ergänzen, bzw. die praktischen Arbeiten am Empfang kennenzulernen und. Begleitend haben die Teilnehmenden Gelegenheit, in Rollenspielen reale Situationen der Empfangstätigkeit zu üben und im Plenum zu besprechen (auf Wunsch mit Kameraeinsatz = die Filmsequenzen werden nach Durchsprache im Beisein der Teilnehmenden gelöscht).
Ein weiteres Highlight des Seminars bildet ein integriertes Telefontraining am 2. Seminartag, in welchem mit Hilfe einer digitalen Schulungsanlage unterschiedliche mediale Gesprächssituationen der beruflichen Tätigkeit am Empfang trainiert und anschließend ausgewertet werden (auch diese sprachlichen Aufzeichnungen werden nach Durchsprache im Beisein der Teilnehmenden gelöscht).
Die Teilnehmenden erhalten zum Abschluss des Seminars sowohl ein detailliertes Handout als auch ein Zertifikat mit Angabe der vermittelten Themenbereiche.
Agenda / Inhalt
Dauer: 2 Tage
1 Begrüßung und Erwartungen der Teilnehmenden, Organisatorische Informationen zum Seminarverlauf
2 Bestehendes oder künftiges Arbeitsprofil der Mitarbeitenden im Empfangsbereich
3 Organisation des Arbeitsplatzes am Empfang
3.1 Organisatorische Grundsätze bei der Arbeit am Empfang
3.2 Gliederung der Aufgaben im Einzelnen und deren Bedeutung
3.3 Notwendige Arbeitsmittel und deren Verwendung
3.4 Umgang mit Vorgaben
3.5 Organisation durch Selbststeuerung und Prioritätensetzung
3.6 Beachtung und Umgang mit Datenschutzbestimmungen
4 Schlüsselqualifikationen und deren Einsatz innerhalb des beruflichen Tätigkeit
5 Kommunikative Grundlagen
5.1 Verbale, paraverbale, extraverbale und nonverbale berufliche Anforderungen
5.2 Verbale und nonverbale Möglichkeiten kommunikativer Begegnung
6 Professionalität im Umgang mit Personal und Besuchern
6.1 Grundsätzliche Vorgehensweisen
6.2 Was tun, wenn Kommunikation schwierig wird?
7 Konzeption von Rollenspielen zum Thema "Empfang in Aktion"
8 Resümee des Seminartages
1 Reflexion des 1. Seminartages und Klärung offener Fragen
2 Präsentation der Rollenspiele "Empfang in Aktion" mit anschließender Auswertung im Plenum
3 PowerPoint-Präsentation "Telefonieren im beruflichen Einsatz" mit Durchsprache theoretischer und praktischer Grundlagen
4 Verbale Möglichkeiten für die mediale Kommunikation per Telefon
4.1 Verbale und paraverbale Instrumentarien
4.2 Was man vermeiden sollte!
5 Vorbereitung der fallorientierten Testtelefonate in Kleingruppen
(jeweils 2 unterschiedliche Fallsituationen für Anrufer und Entgegennehmer)
6 Durchführung der Testtelefonate und anschließende Auswertung im Plenum
7 Abschließende Hinweise für verbal-mediale Kommunikation
8 Resümee der gesamten Seminarveranstaltung und Evaluation durch die Teilnehmenden
Änderungen innerhalb der zeitlichen Zuordnungen können sich aufgrund des Seminarverlaufes ergeben.
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