Mit Spaß am Empfang - kompetent und wirkungsvoll

Die Gestaltung einer einladenden und angenehmen Atmosphäre am Empfang trägt zur Verbesserung des allgemeinen Kundenerlebnisses und der Unternehmensreputation bei

Eine kompetente und effektive Rezeption ist für große Unternehmen wichtig, um bei Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern einen positiven ersten Eindruck zu hinterlassen. Empfangsmitarbeiter sollten ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, Empathie und Fachkenntnisse besitzen, um angemessen auf Anliegen reagieren zu können. Effiziente Organisation und Zeitmanagement sind entscheidend, um die vielfältigen Aufgaben am Empfang professionell und reibungslos zu bewältigen.

Empfangskompetenz im Facility Management: Grundlagen und Anforderungen für einen erfolgreichen Empfang

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Ziele und Nutzen
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In der heutigen Welt ist die Arbeit am Empfang eine vielfältige und verantwortungsvolle Aufgabe. Neben organisatorischer und sprachlicher Kompetenz erfordert sie einfühlsame und professionelle Interaktionen mit einer Vielzahl von Personen, die Kontakt zu einem Unternehmen haben. Gut ausgebildetes Empfangspersonal hinterlässt einen bleibenden Eindruck bei Besuchern und Kunden und fungiert als starke Botschafter für Professionalität und Unternehmenskultur.

Dieses Seminar bietet die Möglichkeit, vorhandenes Wissen zu ergänzen oder praktische Erfahrungen in der Empfangsarbeit zu sammeln. Die Teilnehmer haben auch die Möglichkeit, reale Empfangssituationen durch Rollenspiele zu üben und in Gruppensitzungen zu besprechen (wenn gewünscht, unter Verwendung von Kameras - Aufnahmen werden nach der Diskussion in Anwesenheit der Teilnehmer gelöscht).

Ein weiterer Höhepunkt des Seminars ist eine integrierte Telefontrainingseinheit am zweiten Tag, in der verschiedene Kommunikationssituationen aus dem beruflichen Empfangsbereich geübt und anschließend mithilfe eines digitalen Trainingssystems ausgewertet werden (auch diese Audioaufnahmen werden nach der Diskussion in Anwesenheit der Teilnehmer gelöscht).

Nach Abschluss des Seminars erhalten die Teilnehmer sowohl ein umfangreiches Handbuch als auch ein Zertifikat, das die behandelten Themen aufführt.

Agenda / Inhalt

Dauer: 2 Tage

1Begrüßung und Erwartungen der Teilnehmenden, Organisatorische Informationen zum Seminarverlauf
2 Bestehendes oder künftiges Arbeitsprofil der Mitarbeitenden im Empfangsbereich
3Organisation des Arbeitsplatzes am Empfang
3.1 Organisatorische Grundsätze bei der Arbeit am Empfang
3.2 Gliederung der Aufgaben im Einzelnen und deren Bedeutung
3.3 Notwendige Arbeitsmittel und deren Verwendung
3.4 Umgang mit Vorgaben

3.5 Organisation durch Selbststeuerung und Prioritätensetzung
3.6 Beachtung und Umgang mit Datenschutzbestimmungen
4 Schlüsselqualifikationen und deren Einsatz innerhalb des beruflichen Tätigkeit
5 Kommunikative Grundlagen
5.1 Verbale, paraverbale, extraverbale und nonverbale berufliche Anforderungen
5.2 Verbale und nonverbale Möglichkeiten kommunikativer Begegnung
6 Professionalität im Umgang mit Personal und Besuchern
6.1 Grundsätzliche Vorgehensweisen
6.2 Was tun, wenn Kommunikation schwierig wird?
7 Konzeption von Rollenspielen zum Thema "Empfang in Aktion"
8 Resümee des Seminartages

Methodik

Vortrag, Diskussion, Fallbeispiele, Bearbeitung konkreter Teilnehmerfragen und -wünsche.

1 Reflexion des 1. Seminartages und Klärung offener Fragen
2Präsentation der Rollenspiele "Empfang in Aktion" mit anschließender Auswertung im Plenum
3 PowerPoint-Präsentation "Telefonieren im beruflichen Einsatz" mit Durchsprache theoretischer und praktischer Grundlagen
4 Verbale Möglichkeiten für die mediale Kommunikation per Telefon
4.1 Verbale und paraverbale Instrumentarien
4.2 Was man vermeiden sollte!

5 Vorbereitung der fallorientierten Testtelefonate in Kleingruppen
(jeweils 2 unterschiedliche Fallsituationen für Anrufer und Entgegennehmer)
6 Durchführung der Testtelefonate und anschließende Auswertung im Plenum
7 Abschließende Hinweise für verbal-mediale Kommunikation
8 Resümee der gesamten Seminarveranstaltung und Evaluation durch die Teilnehmenden

Änderungen innerhalb der zeitlichen Zuordnungen können sich aufgrund des Seminarverlaufes ergeben.

Ziele und Nutzen

Die Teilnehmer lernen verstehen, warum gerade sie die Abteilung / das Unternehmen wie eine "Visitenkarte" repräsentieren.

Teilnehmer erlangen Sicherheit in der Gesprächsführung in verschiedensten Situationen mit Kunden.

Teilnehmerkreis

alle Mitarbeiter mit Besucher- und Kundenkontakt.

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